Quản lý email tốt hơn với Quy tắc (Rule) trên Outlook

Với những người cả ngày làm việc thông qua email, cụ thể là sử dụng mail trên ứng dụng Outlook, việc quản lý email sẽ rất khó khăn vì việc có quá nhiều mail được gửi đến. Để email trên Outlook của bạn ngăn nắp hơn, dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm cũng như quản lý email, trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năng tạo quy tắc (rule) trên Outlook.

Bước 1. Trên giao diện Outlook các bạn click chọn Rules (Quy tắc), sau đó tiếp tục click chọn Manage Rules & Alert (Quản lý quy tắc & thông báo):

Outlook

Bước 2. Cửa sổ Rules and Alerts hiện ra, các bạn click chọn New Rule:

Outlook

Bước 3. Cửa sổ Rules Wizard xuất hiện, các bạn chọn Rule cần tạo. Thông thường các bạn sẽ sử dụng Rule để chuyển email của 1 người gửi bất kỳ đến 1 thư mục chỉ định. Trên cửa sổ này, các bạn click vào People or public group sau đó nhập địa chỉ email cần tạo hoặc chọn địa chỉ email cần tạo trong cửa sổ và click OK

 

Outlook

Bước 3. Sau khi chọn xong địa chỉ email, cần chỉ định Outlook sẽ chuyển email từ địa chỉ email đã chọn đến đâu. Thao tác tiếp theo, các bạn click chọn Specified folder trên cửa sổ Rule Wizard. Tiếp theo các bạn chọn folder đã có hoặc tạo mới folder bằng cách click vào New trên cửa sổ hiện ra, đặt tên cho folder sau đó click OK

OutlookOutlook

Bước 4. Các bạn click Next đến hết phần hướng dẫn, tại cửa sổ cuối cùng các bạn tick chọn Run this rule now on messages already in “Inbox” (“Hộp thư đến”) nếu muốn những email được gửi trước đó sẽ di chuyển vào thư mục chỉ định hoặc bỏ qua nếu chỉ muốn chuyển những email sau khi tạo rule được di chuyển sau đó click vào Finish:

Outlook

Như vậy chúng ta đã có 1 hòm mail outlook thật ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát thư tốt hơn.

Với dịch vụ email Office 365, khi bạn tạo Rule trên ứng dụng Outlook, tất cả các Rule này sẽ đồng bộ trên tất cả các thiết bị của bạn. Để tham khảo các tính năng và giá của dịch vụ mail Office 365, các bạn vui lòng tham khảo TẠI ĐÂY.

Chúc các bạn một ngày làm việc vui vẻ và quản lý email của mình thật tốt nhé 😉

Chào bạn! Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy để lại 1 like nhé 😀